Je bent voor jezelf begonnen na een intensieve voorbereiding. Je hebt met acquisitie flink aan de weg getimmerd en je eerste deal geclosed. Een interessant maar eigenzinnige klant uit Amsterdam. Nu komt nog eens een memorabel moment in je ondernemerscarrière. Je gaat je eerste factuur maken. Maar hoe doe je dat precies en waar moet je op letten? Goed om daar van te voren over na te denken, want kom je met excell of wordt uit de voeten. Of ga je liever een factuur maken via goede facturatie software? En wat nu als die mooie eerste klant de betalingstermijn overschrijdt? In dit blog vertellen we je graag meer waar je op moet letten als je je eerste factuur gaat maken.
De eerste factuur maken; wat moet erop?
Let erop bij het maken van de factuur dat alle vereisten erop staan. Zo moeten al jouw bedrijfsgegevens op de factuur staan met KvK nummer en rekeningnummer. Vermeld zoveel mogelijk gegevens van je klant. Zorg ervoor dat je je factuur kunt herkennen. Dit doe je in ieder geval door op je factuur een uniek factuurnummer te zetten. Dit maakt het voor je klant duidelijk waar het om gaat en ook voor je eigen administratie is het van belang. Als je naar dezelfde klant regelmatig facturen stuurt dan is het ook handig om met een klant- of debiteurennummer te werken. Op de factuur kun je vervolgens meerdere factuurregels vermelden. Als je bijvoorbeeld in een maand meerdere activiteiten hebt ontplooid voor een klant kan je deze activiteiten op meerdere factuurregels kwijt. Zo is voor de klant duidelijk waar het factuurbedrag uit bestaat. De verschillende bedragen tel je vervolgens bij elkaar op en benoem je het totaalbedrag. Vermeld apart de B.T.W. en het totaalbedrag inclusief B.T.W.. Let er bij een factuur maken uiteraard ook op wat de betalingstermijn is en de uiterste datum waarop het betreffende bedrag binnen moet zijn.
Wat als mijn factuur niet betaald wordt
Een factuur maken is één, maar zorgen dat deze ook daadwerkelijk betaald wordt is 2. Er is pas sprake van echte omzet op het moment dat het op je rekening is bijgeschreven. Dit kan soms best een klus zijn. Het komt helaas regelmatig voor dat klanten de betalingstermijn overschrijden. Belangrijkste advies hierin is dat je hier kort op zit. Zorg dat je snel na het verstrijken van de betalingstermijn een herinnering verstuurd. Mocht dit niet werken dan is telefonisch contact en als laatste het uit handen geven aan een incassobureau van belang om de vordering binnen te krijgen. Realiseer je dat het niet betalen van facturen een behoorlijk risico kan zijn binnen je onderneming die een forse financiële schade tot gevolg kan hebben. Het kan verstandig zijn deze af te dekken met een kredietverzekering.
